PlanerLab: software de I+D para alimentación y cosmética
Cómo centralizar fórmulas, revisiones, prototipos y costes en los procesos de desarrollo de producto.
Desarrollar un nuevo producto no consiste únicamente en crear una fórmula que funcione. Detrás de cada alimento, cosmético, perfume o suplemento hay revisiones, pruebas, cambios de ingredientes, costes, prototipos y decisiones que deben quedar perfectamente documentadas.
En muchos laboratorios de I+D, buena parte de esa información continúa gestionándose mediante hojas de cálculo, documentos independientes y carpetas compartidas. El sistema puede funcionar cuando hay pocos desarrollos, pero empieza a mostrar sus limitaciones en cuanto aumenta el número de productos, formuladores o versiones.
Con el objetivo de resolver este problema hemos desarrollado PlanerLab, una plataforma cloud de Innovadb específicamente diseñada para gestionar el desarrollo de producto en laboratorios de alimentación, cosmética, perfumería y nutracéutica.
De nuestra experiencia en industria a una herramienta específica para I+D
En Innovadb llevamos más de 30 años desarrollando soluciones de gestión para empresas industriales.
Durante este tiempo hemos trabajado con procesos de fabricación, compras, costes, producción, trazabilidad y gestión de producto. Esa experiencia nos ha permitido comprobar que existe una etapa especialmente difícil de gestionar con las herramientas empresariales tradicionales: todo lo que ocurre antes de que un producto llegue realmente a producción.
El laboratorio necesita experimentar.
Una fórmula cambia. Se prueba. Se corrige. Se vuelve a fabricar. Un ingrediente se sustituye. Cambia el rendimiento. Aparece una nueva revisión. Se fabrica otro prototipo.
Y todo ello debe hacerse sin perder algo fundamental: saber exactamente qué se hizo, cuánto costó y cuál es finalmente la versión aprobada.
PlanerLab nace precisamente para gestionar ese proceso.
La fórmula como centro de todo el desarrollo
En PlanerLab cada producto mantiene su propia historia de desarrollo.
En lugar de sobrescribir continuamente una hoja de cálculo, cada modificación puede convertirse en una nueva revisión de la fórmula. De esta manera es posible conservar las distintas alternativas ensayadas hasta llegar a la versión definitiva.
Las fórmulas pueden estructurarse por fases y porcentajes, y cada revisión mantiene su propia composición.
Cuando una revisión se aprueba como vigente queda protegida frente a modificaciones accidentales.
Esto permite responder meses después a preguntas que, sorprendentemente, pueden resultar difíciles cuando la información está repartida entre archivos:
- ¿Qué fórmula utilizamos exactamente en aquel prototipo?
- ¿Qué cambió entre la revisión 4 y la revisión 5?
- ¿Por qué sustituimos aquel ingrediente?
- ¿Cuál es actualmente la fórmula aprobada?
- ¿Qué coste tenía el producto cuando se realizó el ensayo?
La trazabilidad deja así de depender de que alguien recuerde dónde se guardó determinado Excel.
Saber cuánto cuesta una fórmula mientras se está desarrollando
El coste es otro de los grandes problemas del desarrollo de producto.
Una modificación aparentemente pequeña puede tener un efecto importante en el coste final. Por eso PlanerLab relaciona directamente los ingredientes y materias primas con sus precios para generar el escandallo de cada revisión de fórmula.
El laboratorio puede conocer el coste estimado del producto mientras formula, sin tener que mantener una hoja de cálculo de costes independiente.
Pero hay una diferencia todavía más importante: el coste teórico de una fórmula no siempre coincide con lo que ocurre en el laboratorio o en producción.
Rendimientos, mermas y cantidades realmente utilizadas pueden modificar el resultado.
Por eso PlanerLab permite lanzar prototipos a partir de una fórmula y registrar los consumos y operaciones reales del ensayo, comparando posteriormente:
coste estimado de la fórmula frente a coste real del prototipo.
Esta diferencia proporciona información muy valiosa antes de llevar el producto a fabricación a mayor escala.
Ingredientes que contienen información, no solamente un nombre y un precio
La materia prima es otro de los pilares de PlanerLab.
Cada ingrediente dispone de su propia ficha y la información almacenada depende del sector en el que se utilice.
En alimentación, por ejemplo, los datos nutricionales de los ingredientes permiten calcular la información nutricional del producto a partir de su fórmula.
En cosmética pueden gestionarse datos como INCI, porcentaje de activo, pH o alérgenos.
La ventaja de centralizar esta información es que los datos se incorporan al propio proceso de formulación y pueden reutilizarse en todos los productos en los que interviene una determinada materia prima.
Si cambia un dato importante de un ingrediente, el laboratorio sabe qué información maneja y dónde se está utilizando.
Del ensayo de laboratorio al prototipo
Una fórmula sobre una pantalla solamente representa lo que debería ocurrir.
El prototipo muestra lo que ocurrió realmente.
PlanerLab permite crear lotes de prueba vinculados a las revisiones de las fórmulas para registrar los consumos reales y seguir el desarrollo de cada ensayo.
De esta forma quedan conectados tres elementos que tradicionalmente suelen gestionarse por separado:
fórmula → prototipo → coste real
Esto facilita comparar diferentes ensayos antes de decidir qué versión debe continuar hacia industrialización.
En cosmética, por ejemplo, el desarrollo puede complementarse con checklists relacionados con estabilidad, compatibilidad o pruebas específicas del producto.
En alimentación, la misma estructura permite trabajar con revisiones, rendimiento, escandallos e información nutricional.
Y en perfumería, controlar modificaciones sucesivas de una composición y conocer el coste de cada alternativa resulta especialmente importante cuando se trabaja con materias primas de elevado valor.
Un mismo sistema para laboratorio, calidad, compras y dirección
Otro problema habitual aparece cuando cada departamento maneja una versión diferente de la información.
I+D tiene una fórmula.
Compras dispone de los precios.
Calidad mantiene documentación adicional.
Dirección recibe un Excel con los costes.
Producción trabaja con otra copia de la receta.
PlanerLab intenta evitar estas islas de información manteniendo fórmulas, ingredientes, revisiones, prototipos y costes dentro de una misma plataforma.
El objetivo no es convertir el trabajo del formulador en un proceso administrativo, sino precisamente lo contrario: reducir el tiempo dedicado a mantener documentación paralela.
El laboratorio continúa experimentando, pero cada ensayo va dejando una historia estructurada detrás.
¿Por qué no utilizar simplemente un ERP?
Un ERP es una herramienta extraordinaria cuando comienza la fabricación recurrente de un producto.
Pero el desarrollo de producto tiene unas necesidades diferentes.
Durante I+D todavía no existe una estructura definitiva. Hay pruebas, versiones descartadas, ingredientes que entran y salen y parámetros que cambian constantemente.
Intentar modelar todo este proceso directamente dentro de un ERP puede resultar excesivamente rígido para el laboratorio.
PlanerLab está diseñado específicamente para esa fase anterior: desde las primeras formulaciones hasta que existe una versión suficientemente madura para pasar a producción.
Nuestra experiencia desarrollando sistemas ERP industriales ha sido precisamente una de las claves para diseñarlo: conocemos la información que posteriormente necesitará fabricación, pero también sabemos que el laboratorio necesita mucha más flexibilidad mientras desarrolla.
Menos hojas de cálculo, más conocimiento acumulado
El verdadero problema de una hoja de cálculo no es que calcule mal.
De hecho, Excel es extraordinariamente bueno haciendo cálculos.
El problema aparece cuando el conocimiento de años de desarrollo acaba repartido entre cientos de archivos como:
formula_final.xlsx
formula_final_2.xlsx
formula_final_AHORA_SI.xlsx
La información existe, pero deja de ser fácilmente utilizable por la empresa.
Un sistema específico de gestión de I+D convierte todas esas revisiones en conocimiento estructurado.
Permite consultar cómo evolucionó un producto, recuperar un ensayo anterior, analizar costes o comprender por qué se tomó una determinada decisión.
Y ese conocimiento permanece en la empresa independientemente de quién desarrolló originalmente el producto.
PlanerLab: una nueva solución especializada de Innovadb
Con PlanerLab ampliamos nuestra gama de soluciones con un producto muy especializado: software para equipos que desarrollan productos mediante formulación.
La plataforma está actualmente orientada especialmente a cuatro ámbitos:
Sectores diferentes, pero con un problema común: desarrollar muchas versiones hasta conseguir que fórmula, características técnicas y coste alcancen el punto adecuado para fabricar.
Ese es exactamente el espacio que queremos cubrir con PlanerLab.
Si en tu empresa todavía gestionáis fórmulas, revisiones y prototipos mediante hojas de cálculo independientes, puedes conocer todas las funcionalidades de PlanerLab en planerlab.com o contactar con nosotros para estudiar cómo adaptarlo al proceso de I+D de vuestro laboratorio.
