PlanerPRO: software de gestión de proyectos industriales

En una empresa que trabaja por proyectos, saber cuánto ha costado un trabajo cuando ya está terminado sirve para analizar lo ocurrido, pero llega demasiado tarde para corregirlo.

Durante la ejecución de un proyecto cambian los plazos, aparecen trabajos no previstos, se consumen más horas de las presupuestadas, aumentan determinados costes y algunas partidas empiezan a desviarse sin que necesariamente sea evidente a primera vista.

Cuando toda esa información está repartida entre hojas de cálculo, partes de trabajo, correos electrónicos y diferentes programas, conocer la situación real de un proyecto puede convertirse en una tarea complicada.

Para resolver este problema hemos desarrollado PlanerPRO, la plataforma cloud de Innovadb para la gestión y control de proyectos industriales, especialmente orientada a empresas que trabajan por proyecto, bajo pedido o con fabricación a medida.

El problema no es saber cuánto costó el proyecto, sino saberlo a tiempo

Prácticamente cualquier empresa puede calcular el resultado económico de un proyecto cuando este ha terminado.

Se suman materiales, compras, subcontrataciones, horas de trabajo y otros gastos y se comparan con el presupuesto inicial.

El problema aparece cuando el resultado no es el esperado.

Si una operación necesitó muchas más horas de las previstas, una compra superó ampliamente el presupuesto o una fase del proyecto se retrasó varias semanas, conocerlo al finalizar únicamente permite explicar por qué se perdió margen.

La verdadera utilidad está en poder detectar esas desviaciones mientras el proyecto sigue en ejecución.

Ese es uno de los principios fundamentales de PlanerPRO: relacionar lo presupuestado con lo que realmente está ocurriendo para disponer de información económica actualizada durante todo el proyecto.

No todos los costes de un proyecto son iguales

Un proyecto industrial rara vez puede analizarse correctamente utilizando únicamente una cifra global.

Dentro pueden existir ingeniería, aprovisionamientos, mecanizado, fabricación, tratamientos, montaje, transporte, subcontrataciones o puesta en marcha.

Por eso PlanerPRO permite estructurar cada proyecto en capítulos, partidas y subpartidas.

El objetivo es poder analizar los costes en el mismo nivel en el que realmente se generan.

No basta con responder:

¿Estamos gastando más de lo previsto?

La pregunta realmente útil es:

¿Dónde estamos gastando más de lo previsto?

Porque una desviación global nos indica que existe un problema.

Una desviación localizada en una partida concreta nos permite actuar sobre él.

Presupuesto frente a coste real

Uno de los principales objetivos de PlanerPRO es proporcionar una visión clara de la evolución económica del proyecto.

A medida que se producen compras, se imputan horas o aparecen otros costes, estos pueden relacionarse con las partidas correspondientes.

De esta forma es posible comparar continuamente:

presupuesto → coste previsto → coste real

y detectar qué partes del proyecto están consumiendo más recursos de los inicialmente calculados.

Esto convierte el control económico en una herramienta de gestión diaria y no simplemente en un informe que se consulta cuando el trabajo ya está terminado.

Para dirección supone conocer mejor el margen.

Para los responsables de proyecto supone saber dónde deben centrar su atención.

Y para la empresa supone disponer de información con la que tomar decisiones antes de que una desviación se convierta en una pérdida.

Planificación y costes están directamente relacionados

Los plazos también afectan a la rentabilidad.

Una operación que se retrasa puede bloquear la siguiente, mantener recursos ocupados durante más tiempo, provocar horas adicionales o desplazar otros proyectos.

Por eso la planificación no debería mantenerse desconectada del resto de la gestión.

PlanerPRO permite organizar las tareas y operaciones necesarias para ejecutar cada proyecto y visualizar su planificación mediante herramientas como el diagrama de Gantt.

Esto facilita conocer qué debe hacerse, cuándo debe hacerse y cómo afectan los cambios al resto del proyecto.

En una empresa que fabrica bajo pedido, esta flexibilidad resulta especialmente importante.

Cada proyecto es diferente.

Cambian los materiales, las operaciones, las necesidades de personal, las fechas y las prioridades.

Por tanto, la planificación también debe poder adaptarse a la realidad diaria.

Conectar oficina y ejecución

Existe otro punto en el que muchas empresas pierden información: la comunicación entre quienes planifican el proyecto y quienes finalmente lo ejecutan.

La oficina técnica puede tener una planificación perfectamente organizada, pero el resultado depende de lo que ocurre realmente en producción, montaje o instalación.

PlanerPRO permite relacionar los trabajos realizados con el proyecto correspondiente, creando un flujo de información entre planificación y ejecución.

El objetivo es cerrar un ciclo completo:

presupuesto → planificación → ejecución → coste real → desviación

Cuando estos elementos están relacionados, el responsable del proyecto dispone de una imagen mucho más fiable de la situación.

Ya no depende exclusivamente de preguntar cómo va cada trabajo o esperar a recibir todos los costes al final.

Las horas deben llegar al proyecto correcto

En muchas empresas industriales, la mano de obra representa una parte importante del coste final.

Pero registrar que un operario ha trabajado ocho horas no es suficiente para controlar un proyecto.

Hay que saber en qué proyecto y en qué trabajo se han empleado esas horas.

Cuando las horas reales se imputan contra las tareas correspondientes, es posible comparar el tiempo previsto con el tiempo realmente utilizado.

Una operación presupuestada en 20 horas que ha consumido ya 18 cuando todavía queda una parte importante por ejecutar está proporcionando una señal de alerta.

Cuanto antes aparezca esa información, mayor capacidad tiene la empresa para reaccionar.

Ese es precisamente el tipo de información que PlanerPRO pretende hacer visible.

Una herramienta especialmente pensada para fabricación a medida

Las necesidades de una empresa que fabrica productos repetitivos en grandes series son muy diferentes a las de una empresa que trabaja bajo proyecto.

Una calderería, un fabricante de maquinaria especial, una empresa de estructuras metálicas, una ingeniería, un taller que trabaja por encargo o una empresa vinculada al sector naval pueden gestionar simultáneamente numerosos proyectos completamente diferentes entre sí.

Cada uno tiene su propio presupuesto.

Sus propias compras.

Sus propias operaciones.

Sus propios plazos.

Y, finalmente, su propia rentabilidad.

Por eso PlanerPRO coloca el proyecto en el centro de la gestión.

Todo lo demás se relaciona con él.

¿PlanerPRO sustituye a un ERP?

No necesariamente.

Un ERP está diseñado para gestionar de forma transversal gran parte de la empresa: compras, ventas, almacén, facturación, contabilidad y muchas otras áreas.

PlanerPRO tiene un objetivo más específico: gestionar y controlar los proyectos.

Para algunas empresas puede ser suficiente como herramienta de seguimiento de proyectos.

Para otras puede convivir con el ERP que ya utilizan.

La cuestión no es disponer del programa con mayor número de módulos, sino solucionar el problema que realmente tiene la organización.

Una empresa puede tener perfectamente controladas su facturación y su contabilidad y, al mismo tiempo, seguir sin saber con suficiente antelación qué proyectos están perdiendo margen.

En ese caso, el problema no está en la contabilidad.

Está en el control del proyecto.

Cuando Excel deja de ser suficiente

Las hojas de cálculo son una herramienta extraordinariamente flexible y probablemente seguirán formando parte de la actividad diaria de muchas empresas durante mucho tiempo.

El problema comienza cuando Excel se convierte simultáneamente en presupuesto, planificación, control de costes y sistema de seguimiento.

A medida que aumenta el número de proyectos aparecen diferentes archivos, versiones duplicadas, información que solamente conoce una persona y datos que deben copiarse manualmente de un lugar a otro.

El sistema funciona mientras la complejidad es manejable.

Pero termina resultando difícil responder rápidamente a preguntas aparentemente sencillas:

• ¿Cómo va económicamente este proyecto?
• ¿Qué partida está desviándose?
• ¿Cuántas horas hemos consumido respecto a las previstas?
• ¿Qué trabajos están pendientes?
• ¿Qué debemos hacer primero?
• ¿Qué proyectos tienen actualmente mayor riesgo?
• ¿Cuál es el margen real que estamos obteniendo?

Centralizar la información permite responder a estas preguntas utilizando una misma fuente de datos.

Una visión global de todos los proyectos

Controlar correctamente un proyecto es importante.

Controlar simultáneamente todos los proyectos activos es todavía más difícil.

Una empresa puede tener trabajos que empiezan, otros que están en fabricación, proyectos esperando materiales, montajes en curso y otros próximos a finalizar.

PlanerPRO permite disponer de una visión global de esa carga de trabajo para entender qué está ocurriendo en la empresa sin tener que revisar cada proyecto de forma independiente.

Esto facilita detectar prioridades, anticipar problemas y concentrar los recursos donde realmente son necesarios.

La información deja de estar únicamente dentro de cada expediente y pasa a servir también para gestionar el conjunto de la actividad.

PlanerPRO nace de nuestra experiencia en la industria

En Innovadb llevamos más de 30 años desarrollando soluciones de gestión para empresas, con una vinculación especialmente estrecha con sectores industriales como el metalúrgico y naval.

Durante este tiempo hemos comprobado que muchas empresas disponen de buenos sistemas administrativos y, sin embargo, continúan utilizando hojas de cálculo y procedimientos manuales para controlar sus proyectos.

PlanerPRO nace precisamente para cubrir ese espacio.

No pretende convertir la gestión de proyectos en un proceso más complejo.

Todo lo contrario.

Su objetivo es reunir en una única plataforma la información necesaria para que responsables de proyecto, producción y dirección sepan qué está ocurriendo.

Porque gestionar correctamente un proyecto industrial no consiste simplemente en registrar lo que ya ha sucedido.

Consiste en disponer de información suficiente para decidir antes de que sea demasiado tarde.

Saber si un proyecto es rentable mientras todavía puede hacerse algo

Al final, el objetivo de PlanerPRO puede resumirse en una idea muy sencilla:

que una empresa no tenga que esperar al cierre de un proyecto para descubrir si ha ganado o perdido dinero.

Planificación, horas, costes y ejecución forman parte del mismo problema y deben analizarse conjuntamente.

Cuando la información llega a tiempo, una desviación deja de ser únicamente un dato y se convierte en una oportunidad para corregir el rumbo.

Si tu empresa trabaja con proyectos industriales, fabricación a medida, ingeniería, estructuras metálicas o montajes y todavía depende de múltiples hojas de cálculo para conocer su situación real, puedes descubrir PlanerPRO en planerpro.es o contactar con nosotros para conocer cómo puede adaptarse a vuestra forma de trabajar.